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sexta-feira, 26 de outubro de 2012

Organizacao do Trabalho e Gestao de Eventos

Organização do Trabalho e Gestão de Eventos








Temas:


1- A realidade da falta de tempo.


2- Hora real e hora virtual, a ressonância Schumann.


3- A necessidade de abordar a falta de tempo com seriedade.


4- Puxar a corda para o mesmo lado.


5- A sensação paralisante do excesso de trabalho.


6- Caçadores de minutos.


7- A necessidade de colocar tudo por escrito.


8- A lista de tarefas.


9- Prioridades.


10- O que é urgente.


11- O que é importante.


12- A lista mestra.


13- Gestão de e-mails e spams.


14- Prontidão de resposta.


15- O método dos quatro quadrantes.


16- Agenda semanal.


17- Exercícios de gestão de eventos em ambiente empresarial.


18- Atividade em grupo, sobre o que agrega valor.

Para saber mais, clique em Mais informações, abaixo.



1- A realidade da falta de tempo.


Um dos fatores para melhorar a administração do tempo dentro das empresas passa inevitavelmente por como cada funcionário lida com o seu próprio tempo.


Exercício:


Relacione aqui tudo o que você tem para fazer dentro e fora da empresa no intervalo de uma semana.










2- Hora real e hora virtual, a ressonância Schumann.






O físico alemão W.O. Schumann constatou, em 1952 que a Terra é cercada por um campo eletromagnético poderoso que se forma entre o solo e a parte inferior da ionosfera, cerca de 100 km acima de nós.


Esse campo possui uma ressonância (dai chamar-se ressonância Schumann), mais ou menos constante, da ordem de 7,83 pulsações por segundo.


Funciona como uma espécie de marca-passo, responsável pelo equilíbrio da biosfera, condição comum de todas as formas de vida.



Mas o interessante é que o nosso cérebro também tem uma freqüência de 7,83 hertz.


Sempre que os astronautas, em razão das viagens espaciais ficavam fora da ressonância Schumann, adoeciam.


Mas submetidos à ação de um simulador Schumann recuperavam o equilíbrio e a saúde.



Ocorre que a partir dos anos 80, e de forma mais acentuada a partir dos anos 90, a freqüência passou de 7,83 para 11 e para 13 hertz por segundo.


É como se o coração da Terra tivesse disparado.


Coincidentemente, desequilíbrios ecológicos se fizeram sentir: perturbações climáticas, maior atividade dos vulcões, crescimento de tensões e conflitos no mundo e aumento geral de comportamentos desviantes nas pessoas, entre outros.


Devido à aceleração geral, a jornada de 24 horas, na verdade, é somente de 16 horas.


Portanto, a percepção de que tudo está passando rápido demais não é ilusória, mas teria base real nesse transtorno da ressonância Schumann.






3- A necessidade de abordar a falta de tempo com seriedade.


"Lembrem-se que tempo é dinheiro." (Benjamin Franklin)


“Na realidade, tempo é mais precioso que dinheiro. É um recurso não renovável. Uma vez que você o gasta, e se você o usou mal, ele se foi para sempre." (Neil Fiore).









4- Puxar a corda para o mesmo lado.


Fazer certo da primeira vez e evitar o retrabalho.


Evite Retrabalho Adotando uma Atitude e Prática Proativa

Ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente, falta de revisão e controle são, geralmente, as causas principais do retrabalho.


Para eliminar este grande e frequente desperdiçador de tempo, esforços e energia, precisamos cultivar e desenvolver novas maneiras de pensar e de agir.






Veja abaixo quinze dicas poderosas para evitar o retrabalho.

1. Antes de iniciar um trabalho, planeje-o. Isso diminuirá o tempo de sua execução e evitará erros e falhas. Pense em como fazer bem feito e entregá-lo sem erros já na primeira vez. Pense em como certificar- se de que o trabalho será de fato completado corretamente.

2. Lembre-se que o retrabalho (fazer duas ou mais vezes uma mesma tarefa devido a erros) é quase sempre causado por ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente sobre a melhor maneira de fazer a tarefa, e falta de revisão e controle.

3. Pressuponha sempre que problemas, erros e falhas de atuação e/ou comunicação são possíveis de acontecer e que poderão ocorrer.

4. Desenvolva uma atitude preventiva. Sempre espere que haja um erro, falha, esquecimento, atraso. Procure preveni-los antes que ocorram.

5. Mantenha um registro de problemas, erros e falhas mais comuns cometidos por você ou por terceiros envolvendo você, e aprenda com estes erros, lembrando-se deles e evitando-os no futuro.

6. Mantenha checklists (listas de verificação) para servir de memória e controle ao realizar tarefas que tenham itens para lembrar e/ou verificar.

7. Crie (e use) formulários padronizados para tarefas e comunicações que você faz regularmente. Ao preencher os campos destes formulários, você poderá lembrar-se de coisas que talvez sem estes formulários não se lembraria.

8. Procure fazer seus trabalhos e entregar suas tarefas antes do prazo final (deadline) estabelecido. Se o prazo final for dia 30, por exemplo, estabeleça a entrega (data-alvo) para alguns dias antes. Assim, além de você estar prevenindo a possibilidade de atrasos e/ou necessidade de correção do trabalho, você estará se prevenindo contra o stress de trabalhos feitos em cima da hora, que aumentam a probabilidade de erros e portanto de retrabalho.

9. Certifique-se de que tudo o que você está fazendo, está sendo feito corretamente. Por exemplo, ao enviar um e-mail, certifique-se de que o destinatário realmente o recebeu. Ao transcrever dados, certifique-se de que os mesmos foram copiados corretamente. Ao escrever o nome de alguém, tenha a certeza de que o mesmo foi anotado com a grafia correta.

10. Ao comunicar-se com uma pessoa, certifique-se de que a sua mensagem foi de fato compreendida e/ou anotada corretamente. Lembre-se de que nem sempre o que você diz é de fato o que os outros estão compreendendo. Peça para a outra pessoa repetir o que entendeu ou anotou da sua mensagem. Repita para a outra pessoa o que você entendeu.

11. Ao receber informações de terceiros, certifique-se de que aquilo que a pessoa lhe passou foi mesmo o que você compreendeu e anotou. Repita a mensagem em voz alta.

12. Sempre parta da premissa de que aquilo que a pessoa lhe informa não é tudo o que a pessoa deve ou pode lhe informar nem é tudo o que você precisa saber. Verifique o que falta e pergunte sempre mais.

13. Sempre que você estiver anotando um recado para uma outra pessoa, coloque-se no lugar dela e procure fazer perguntas que possam ajudar na transmissão da informação (o que, quem, para que, como, onde, quando, por que…)

14. Fique atento às dúvidas, duplos sentidos, e lacunas que normalmente as mensagens trazem e procure esclarecê-las.

15. Lembre-se que a causa de retrabalho são erros. Portanto, planeje antecipadamente. Preveja e previna possíveis falhas, enganos e erros. Ao executar qualquer tarefa, revise, confira, teste, reveja, averigue, certifique-se. Retrabalho é um grande desperdício. Faça certo na primeira vez.

Questões para Reflexão e Ação:




· 1- Em que áreas ou atividades eu frequentemente tenho retrabalho?


· 2- A quais pontos acima devo estar mais atento?


· 3-- Que medidas preventivas posso adotar para evitar o retrabalho?






5- A sensação paralisante do excesso de trabalho.


“As pessoas mais organizadas levam vantagens, pois definem com mais segurança as tarefas prioritárias, considerando prazos, datas e outras interveniências para o fechamento do seu dia-a-dia”, define Dr. Sergio Ferreira, médico do trabalho da SST (Consultoria em Segurança do Trabalho e Perspectiva Saúde Ocupacional).

Fonte: Os cuidados com o excesso de trabalho | Portal Carreira & Sucesso


6- Caçadores de minutos.


Carpe Diem é uma frase em latim de um poema de Horácio, e é popularmente traduzida para colha o dia ou aproveite o momento.


É também utilizado como uma expressão para solicitar que se evite gastar o tempo com coisas inúteis ou como uma justificativa para o prazer imediato, sem medo do futuro.






7- A necessidade de colocar tudo por escrito.


§ Minha memória é limitada: como gerente de projeto, sou o responsável por garantir o bom fluxo das informações. Como sei que não consigo lembrar de tudo, prefiro documentar as informações a pensar “ah, eu não vou me esquecer disto”.


§ A memória dos outros também é limitada: se não confio na minha capacidade de lembrar de tudo, como confiarei na dos outros? Desconfie especialmente daqueles que não anotam as informações importantes em reuniões, e daqueles que gostam de repetir “pode deixar, eu consigo me lembrar de tudo que foi decidido”.


§ Informações claras são uma característica fundamental de um projeto de sucesso: distribuir informações documentadas ajuda a esclarecer atividades, decisões e objetivos. Identificar lacunas na comunicação terá impacto positivo direto nos resultados do projeto.


§ Fácil referência futura: um projeto bem documentado também melhora o resultado de projetos futuros, permitindo uma melhor análise de lições aprendidas.


§ Responsabilidades: mesmo que a boa vontade impere entre os membros da equipe, as responsabilidades sempre devem estar documentadas. Novamente, lacunas de compreensão podem fazer com que uma atividade fique esquecida, com impactos de tempo e custo em sua recuperação.


§ Não confio em todos a meu redor: infelizmente o gerente de projeto nunca deve se esquecer que podem existir pessoas que desejam o fracasso do projeto, ou querem fugir do trabalho. Para estas pessoas, a falha no registro de informações é um prato cheio, já que elas poderão manipular suas próprias versões dos fatos sem que você tenha documentação adequada para expor a verdade.


§ Distribuição: distribuir um e-mail ou um comunicado é muito mais prático do que ficar ligando para várias pessoas para passar uma informação.










8- A lista de tarefas.


Faça aqui uma lista de suas tarefas para hoje e para a semana.









9- Prioridades.


O que determina a sua qualidade de vida são suas prioridades. As suas prioridades, não as dos outros!


Nenhuma empresa é responsável pela qualidade de vida de seus funcionários. Ela é responsável por oferecer as melhores condições para que cada funcionário tenha a melhor qualidade de vida possível no trabalho.


10- O que é urgente.


O que são tarefas urgentes?

São aquelas necessárias de serem feitas com rapidez; as tarefas indispensáveis e imprescindíveis para que tal situação não se torne iminente de um problema sério ou de causar danos se permanecer nesse estado de “não resolução”.


As tarefas urgentes se tornam caóticas quando deixadas de lado.


11- O que é importante.


O que são tarefas importantes?

São aquelas essenciais para que algo planejado seja alcançado por você ou pela empresa.


São as tarefas que você deve avaliar como primordiais para que o todo de um projeto, por exemplo, não seja afetado com o descumprimento do item em questão.


Geralmente, os itens importantes são aqueles que se tornam urgentes quando não executados a tempo pela desorganização da agenda ou pela indefinição de prioridades.


12- A lista mestra.


Para aqueles que estão atolados por papéis e sentem a pressão indireta das coisas pendentes para fazer. Liste estas coisas por escrito.


13- Gestão de e-mails e spams.


e-Mail Marketing x SPAM


SPAM é o nome dado à prática, infelizmente muito comum, de se fazer email marketing junto a destinatários que não autorizaram o recebimento de emails. O spam é o mal uso do email marketing. Sem falar nas considerações éticas que por si só já justificariam a não utilização do spam, existem razões comerciais bem objetivas para que você fique longe disso. O retorno é baixíssimo; para cada pessoa que ler seu e-mail, você terá duzentas pessoas zangadas com a sua empresa, além do risco de ser barrado dos principais provedores e ter seu site tirado do ar. Enfim, não se iluda com o baixo preço dos e-mails, o custo do email marketing através de Spam, acabará sendo muitas vezes maior do que o eventual benefício.






14- Prontidão de resposta.


15- O método dos quatro quadrantes.


Q1- Q2-














Q3- Q4-


















16- Agenda semanal.


17- Exercícios de gestão de eventos em ambiente empresarial.


18- Atividade em grupo, sobre o que agrega valor.
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